Vier kanalen die los van elkaar lopen, kennis die in hoofden zit en rapportage die je met de hand in elkaar zet. Zo houd je geen grip op je klantervaring, en automatiseer je later vooral de chaos.
In deze stap brengen we je klantenservice op orde: kanalen samen, structuur eronder en kennis vastgelegd. Meteen rustiger werken, en klaar voor wat erna komt.
Drie onderdelen die op elkaar voortbouwen. Samen vormen ze een klantenservice die gestructureerd werkt, meetbaar is en waar een AI-agent direct op verder kan.
KanalenMail, chat, WhatsApp en social komen samen in één ticketsysteem. Elk gesprek krijgt een eigenaar en een status, dus niets valt meer tussen wal en schip.
StructuurWe bouwen de logica eronder: onderwerpen, triage, routing, macro's en SLA's. Je team hoeft niet meer te sorteren, alleen nog te helpen.
KennisDe antwoorden die nu in hoofden en losse documenten zitten, leggen we vast. Daarnaast zetten we rapportage op waarmee je doorlopend kunt sturen.
Vaste prijs: €7.450. Of deze stap nodig is, blijkt uit de Groeiscan. Staat je fundament al, dan slaan we hem over en gaan we direct door naar de AI-agent.
Plan een kennismakingGeen tijdelijke inrichting die alleen werkt zolang wij meekijken. Je krijgt het eigenaarschap, inclusief documentatie, zodat je team het zelf kan beheren en uitbreiden.
Je ticketsysteem staat volledig ingericht, met alle kanalen aangesloten en getest.
Wie pakt wat op, wanneer escaleert iets en welke reactietijd beloven we. Zwart op wit.
Je meestgestelde vragen met een goedgekeurd antwoord, te gebruiken door zowel de medewerkers als toekomstige AI Agents.
Een vast overzicht van volume, doorlooptijd en thema's, zodat je maandelijks kunt bijsturen.
We vertalen de bevindingen uit de Groeiscan naar een inrichting: onderwerpen, groepen, routing en afspraken. Die leggen we je voor voordat er iets gebouwd wordt.
We richten het systeem in, sluiten de kanalen aan en bouwen de automatiseringen. In een wekelijkse update nemen we het team mee en sturen we bij waar nodig.
We volgen de eerste weken hoe de nieuwe inrichting in de praktijk draait en zetten de rapportage op: volume, doorlooptijd en terugkerende thema's, zodat je maandelijks kunt bijsturen.
Deze stap heeft alleen zin als je fundament er nog niet ligt. De Groeiscan wijst dat precies uit, maar aan deze signalen herken je het meestal al zelf.
Bij Toelevering Online begon het hier. We bouwden Zendesk opnieuw op: groepen, workflows, macro's, ticketvelden en rapportage. Pas daardoor werd zichtbaar waar de winst zat, en kon de AI-agent erbovenop.
Zonder deze stap hadden we de agent onvoldoende kunnen sturen. Nu put hij uit vastgelegde kennis en meten we wat hij oplevert.
Dat blijkt uit de Groeiscan. Deze stap is er zodra je grip mist op je klantenservice: kanalen die los van elkaar lopen, kennis die in hoofden zit en geen betrouwbare rapportage. Het brengt op zichzelf al rust en controle, of je nu wel of niet toe bent aan een AI-agent. Ligt je fundament al stevig, dan slaan we deze stap over.
Meestal niet. We bouwen op wat je al hebt: Zendesk, Gorgias, Freshdesk, Trengo of iets anders. Alleen als je huidige systeem echt in de weg zit, bespreken we een overstap. Dat is dan een expliciete keuze met een eigen afweging, geen verrassing achteraf.
Vooral in de ontwerpfase wat tijd: we hebben de mensen nodig die het werk dagelijks doen, want zij weten hoe het echt loopt. Reken op een paar sessies van een uur. Tijdens het bouwen kan je team gewoon doorwerken; het overzetten doen we in overleg op een rustig moment.
Deels niet, en dat is de bedoeling. Sorteren en doorzetten verdwijnt, want dat doet het systeem. We nemen de nieuwe werkwijze samen door en sturen de eerste weken bij. Onze ervaring: de weerstand zit in de verandering, niet in het resultaat.
Ja. Het fundament is een afgeronde oplevering en levert op zichzelf al winst op: minder zoekwerk, kortere doorlooptijden en voor het eerst zicht op wat er speelt. De AI-agent is de logische vervolgstap, geen verplichting.
Staat je fundament, dan kun je stap voor stap uitbreiden met losse automatiseringen. Je kiest wat bij je operatie past, in de volgorde die jou uitkomt.
Elk gesprek wordt automatisch geclassificeerd en getagd. Het fundament waarop de andere workflows draaien.
Meet tevredenheid en loyaliteit automatisch na afhandeling, zonder handwerk.
Maak uit relevante gesprekken automatisch leads en deals aan in je CRM.
Realtime order-, leverings- en retourdata in je agent, zodat hij 'waar is mijn bestelling' zelf beantwoordt.
Met kanalen op één plek, structuur eronder en kennis vastgelegd, heeft een AI-agent alles wat hij nodig heeft. Hij put uit jouw kennisbank, volgt jouw afspraken en escaleert waar het moet.
Nog niet begonnen? Dan is de Groeiscan het startpunt.
AI-agentEen agent die het merendeel van je vragen zelfstandig afhandelt uit je kennisbank en beleid, over al je tekstkanalen.
Lees meer over deze stapPlan een vrijblijvende kennismaking. We kijken samen hoe je klantenservice er nu voor staat en wat de eerste stap is naar meer grip en een betere klantervaring.
